Partite iva, se commetti questo errore puoi dire addio alle deduzioni delle spese: cambia tutto

Professionisti e autonomi devono aggiornarsi: niente più deduzioni per spese non tracciate in Italia, anche in caso di rimborsi o anticipazioni.

Il 2025 segna un cambiamento netto nella gestione fiscale delle spese per professionisti e lavoratori autonomi. Il Decreto Legge 84/2025, pubblicato a maggio e in vigore dal 18 giugno 2025, introduce norme più restrittive sulla deducibilità delle spese e dei rimborsi per chi lavora in proprio, puntando sulla tracciabilità dei pagamenti come condizione indispensabile per mantenere i vantaggi fiscali.

La ratio è chiara: ogni spesa deve essere verificabile. Non basta più la ricevuta, né tantomeno una fattura: se il pagamento non è avvenuto con strumenti tracciabili (bonifici, carte, assegni), non sarà più deducibile. Il contante, in pratica, viene escluso da ogni beneficio fiscale quando la spesa avviene in Italia. All’estero, invece, resta possibile dedurre anche se il pagamento è avvenuto in contanti, data la mancanza di obblighi analoghi.

Rimborsi spese e anticipazioni: quando scatta la tassazione sul reddito

Nel lavoro quotidiano di consulenti, avvocati, tecnici e freelance, anticipare spese per conto del cliente è una prassi frequente. Fino a oggi, tali anticipazioni – se documentate e specificate nella fattura – non concorrevano alla formazione del reddito imponibile. Ma dal 2025 qualcosa cambia.

Se il rimborso riguarda spese sostenute in Italia e il pagamento originario è avvenuto senza strumenti tracciabili, il professionista sarà tassato sull’importo. In altre parole, il rimborso entrerà nel reddito come fosse un compenso ordinario. Questo rende di fatto rischiosa ogni spesa non tracciata, anche se poi sarà rimborsata. Nessuna modifica, invece, per quanto speso all’estero, dove i rimborsi restano fiscalmente neutri anche se saldati in contanti. La norma si applica anche agli anticipi di spesa su incarico, come viaggi, cene di lavoro, soggiorni o noleggi, spesso frequenti tra architetti, agenti o commercialisti.

Il nuovo impianto normativo impatta anche su spese che il cliente non rimborsa, ma che il professionista ha comunque sostenuto e indicato in fattura. Il classico esempio è quello del cliente insolvente. Già oggi il TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) consente la deducibilità in caso di mancato incasso. Tuttavia, da giugno 2025, questo vale solo per le spese pagate in modo tracciabile.

La norma colpisce anche i costi sostenuti direttamente dal professionista, come pasti, hotel e trasporti per fini lavorativi, quando non vengono addebitati in fattura al cliente. Dal 18 giugno 2025, questi costi – se sostenuti in Italia – saranno deducibili solo se saldati con mezzi tracciabili. Nessun cambiamento, invece, per le stesse spese sostenute fuori dai confini nazionali. Attenzione anche alle spese di rappresentanza, come viaggi, eventi, pranzi promozionali e regali aziendali. Rimane la soglia dell’1% dei compensi annui come limite di deducibilità, ma con una novità: anche all’estero, da ora servono pagamenti tracciabili, altrimenti la spesa viene totalmente esclusa dai benefici fiscali.

Buoni pasto e fatture intestate: quali sono i vantaggi rimasti

Una voce sempre più usata tra i professionisti è quella dei buoni pasto, utili per coprire le spese alimentari in modo agevolato. Anche su questo fronte, il D.L. 84/2025 non cambia la sostanza, ma è utile ricordare i parametri in vigore. I buoni sono deducibili al 75%, entro un limite del 2% dei compensi annui, e con IVA interamente detraibile. Il trattamento fiscale è simile a quello delle spese di vitto e alloggio documentate da fattura intestata al professionista, a patto che anche queste siano saldate con mezzi tracciabili. Nel 2025, il controllo fiscale sarà sempre più spostato sulle modalità di pagamento, oltre che sulla documentazione. È una svolta che punta a rendere più trasparente la gestione delle spese professionali, ma che impone attenzione, aggiornamenti nei comportamenti e maggiore rigore amministrativo.

Chi non si adegua, rischia perdere deduzioni importanti o, peggio, vedersi attribuire come reddito spese che in passato sarebbero state neutre. La riforma del 2025 rappresenta un nuovo paradigma nella fiscalità dei liberi professionisti. Non basta più dichiarare le spese, bisogna dimostrarne la tracciabilità. Questo cambiamento richiede formazione e attenzione immediata, perché ogni fattura, rimborso o ricevuta non conforme può fare la differenza tra una deduzione ammessa e un reddito tassabile. In un contesto economico dove ogni euro conta, è un passaggio che nessuno può permettersi di ignorare.