Fattura elettronica, da oggi cambia tutto: le nuove regole che devi sapere

Ci sono importanti nuove regole da sapere per la fatturazione elettronica: cambia tutto, attenzione a non fare errori.

La gestione della fattura elettronica continua a essere un tema cruciale per aziende e professionisti, soprattutto in caso di ricezione della notifica di scarto da parte del Sistema di Interscambio (SdI).

Da oggi, con le nuove regole e aggiornamenti normativi, è fondamentale conoscere le procedure corrette per intervenire tempestivamente e evitare sanzioni pesanti.

Cosa accade quando una fattura elettronica viene scartata dal Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio, come stabilito dal provvedimento del 30 aprile 2018, effettua controlli automatici su ogni file di fattura elettronica trasmesso. Se il file non supera tali controlli, entro 5 giorni dall’invio viene recapitata una ricevuta di scarto contenente le motivazioni specifiche dell’errore. È importante sapere che una fattura elettronica scartata si considera non emessa e, pertanto, l’emittente deve procedere con un nuovo invio corretto del documento. Le regole precise per la gestione delle fatture scartate sono dettagliate nella circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 13/E del 2 luglio 2018, che ha fornito chiarimenti fondamentali anche in relazione alla corretta imputazione dell’IVA, soprattutto quando lo scarto avviene in prossimità della scadenza per la liquidazione.

Il SdI verifica diversi aspetti essenziali della fattura elettronica, tra cui:

• La presenza di tutti i dati obbligatori, come identificativi del fornitore e del cliente, numero e data della fattura, descrizione dei beni o servizi, imponibile e aliquota IVA;
• La validità dei dati fiscali, ad esempio la correttezza della partita IVA;
• La correttezza dell’indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) a cui recapitare la fattura;
• La coerenza matematica tra imponibile, aliquota e imposta IVA calcolata.

Quando uno di questi controlli fallisce, il sistema invia una notifica di scarto con un codice errore e una descrizione sintetica, consentendo all’utente di individuare rapidamente la problematica da correggere. Il SdI concede un massimo di 5 giorni dalla data di ricezione del file XML per effettuare i controlli. Se la fattura viene scartata, l’emittente deve procedere con un nuovo invio entro questo termine. Le modalità di correzione previste dall’Agenzia delle Entrate sono tre:

• Riemissione della fattura con lo stesso numero e data, correggendo gli errori che hanno causato lo scarto;
• Emissione di una nuova fattura con numero e data differenti, coerenti con i documenti successivi, accompagnata da una variazione contabile interna che storna la fattura scartata;
• Emissione di una fattura con una numerazione speciale (ad esempio “1/R” o “1/S”) che indichi chiaramente che si tratta di un documento rettificativo rispetto alla fattura originaria scartata.

Nel caso in cui la fattura sia già stata registrata contabilmente, è necessario effettuare una variazione interna senza inviare una nota di variazione al SdI. Tra le cause più comuni di scarto figurano:

• Nome del file non conforme agli standard richiesti;
• Certificato di firma scaduto o firma digitale non valida;
• Dimensioni del file superiori ai limiti consentiti;
• Partita IVA o codice fiscale errati o mancanti;
• Codice destinatario inesistente o non corretto (es. inserire per errore il codice fiscale anziché il codice destinatario per una società).

Una delle questioni più delicate riguarda la gestione delle fatture scartate in prossimità dei termini per la liquidazione periodica IVA. I contribuenti sono tenuti a comunicare telematicamente i dati relativi alle liquidazioni mensili o trimestrali entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre di riferimento. In alternativa, i dati dell’ultimo trimestre possono essere inseriti direttamente nella dichiarazione IVA annuale, che deve essere presentata entro febbraio. In questo contesto, anche se la fattura è stata scartata dal SdI, l’IVA deve essere considerata nel periodo in cui si è concretizzata l’operazione, purché vi sia una corretta registrazione interna. Lo stesso vale se ancora non si è ricevuta la notifica di esito da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° settembre 2024 sono entrate in vigore le nuove sanzioni previste dal decreto legislativo 471/1997, come modificato dal decreto Sanzioni 87/2024. Le penalità sono ora più severe:

• Sanzione pari al 70% dell’IVA dovuta per fatture inviate in ritardo, omesse o con errori, con un minimo di 300 euro (in passato la sanzione poteva arrivare fino al 180%);
• In caso di errori che non influenzano la liquidazione IVA, la sanzione fissa varia da 250 a 2.000 euro;
• Se la violazione riguarda operazioni non soggette a IVA o in regime di reverse charge, la sanzione è del 5% dei corrispettivi non documentati, con un minimo di 300 euro;
• Nessuna sanzione per violazioni formali che non impattano sull’IVA o sul reddito.

Queste novità rafforzano l’importanza di un controllo accurato e tempestivo delle fatture elettroniche trasmesse al SdI, per evitare conseguenze economiche rilevanti. Conoscere le regole aggiornate e agire prontamente in caso di scarto è quindi essenziale per tutte le imprese e i professionisti che operano con la fatturazione elettronica, garantendo compliance fiscale e sicurezza nelle operazioni contabili.