I cari e vecchi cubicoli, considerati da molti lavoratori alienanti, sono nell’ultimo decennio stati rimpiazzati in ufficio dalla mania dell’open space: grandi aree aperte, dove i dipendenti possono vedersi l’un l’altro, interagire e non sentirsi oppressi da quattro soffocanti mura. Eppure non è tutto rose e fiori nell’universo della condivisione lavorativa, poiché gli open space sono a tasso elevatissimo di stress: che fare per non soccombere?

La diatriba tra cubicolo e spazio aperto non è di certo questione recente: già dagli anni ’60, in particolare in Germania e nei paesi Scandinavi, la discussione ha tenuto banco fra i lavoratori, anche con precise prese di posizione dai sindacati locali. Eppure una ricetta perfetta non sembra esistere, perché quel che toglie il cubicolo – la socializzazione, ma anche il respiro – l’open space lo recupera in stress. Uno studio pubblicato qualche tempo fa su Environment & Behavior, ad esempio, dimostra come la condivisione totale degli spazi porti agli effetti opposti di quelli prefissati: i dipendenti si sentono meno soddisfatti e poco produttivi. Ma con una simile ambientazione d’ufficio che prende sempre più piede, e non ha intenzione di cambiar rotta, come sopravvivere? Di seguito, una serie di consigli.

Concentrazione irrinunciabile

Concentrazione in ufficio

Business man in office with burnout syndrome at desk via Shutterstock

Il problema più diffuso negli open-space riguarda la difficoltà di mantenere la concentrazione. Mentre ci si trova davanti al computer nel tentativo di compilare un foglio elettronico, si deve subire il movimento dei colleghi nell’ufficio, il rumore del dirimpettaio che batte pesantemente le dita sulla tastiera, le telefonate dei superiori, le risatine dei momenti di svago altrui e molto altro ancora. Un disturbo visivo e sonoro continuo, il tutto a danno dell’attenzione. Oltre ad aumentare la propria dose di sopportazione – anche in caso di insita scarsa pazienza – si può procedere su diversi fronti:

  • Collaborazione: i fastidi provati saranno probabilmente condivisi e testimoniati dai colleghi, quindi ci si può organizzare – anche bonariamente, per non passare come gli intransigenti dell’ufficio – per impostare delle regole. Prima di essere interrotti con un agguato alla propria scrivania, ad esempio, si potrebbe vagliare la disponibilità tramite un’email o una comunicazione di messaggistica istantanea. Si possono poi richiedere apparecchi telefonici con segnalazione luminosa anziché sonora, quindi pretendere che le pause improvvisate vengano godute in un’area apposita, il più lontano possibile dalle scrivanie;
  • Arredamento: spesso la questione è risolvibile semplicemente ruotando la scrivania. Se i superiori lo permettono, ci si può rivolgere verso il muro anziché frontalmente ai colleghi, oppure prevedere piante e fiori all’estremità del tavolo che, per quanto non abbiano l’effetto di una parete, comunque riducono la visuale. Un’altra buona idea è quella di chiedere lo spegnimento delle lampade al neon da soffitto, stancanti con la luce fredda, e prevederne di singole sulla scrivania, magari a LED per risparmiare energia;
  • Cubicoli d’emergenza: se l’estensione dell’ufficio lo permette, e la dirigenza non si oppone, i dipendenti possono richiedere l’installazione di un paio di cubicoli d’emergenza. Quando le scadenze sono strette o serve la massima concentrazione vi si può accedere, seguendo un calendario di prenotazioni. Ad esempio, si può limitare la permanenza a due ore totali la giornata, oppure specificare in quali casistiche l’accesso sia garantito e in quali invece vietato.

Privacy

Privacy in ufficio

High angle view of tired businessman sleeping while calculating expenses at desk in office via Shutterstock

Una questione non da poco negli open space è la totale mancanza di privacy del dipendente. Anche qualora i superiori non fossero particolarmente invadenti, il lavoratore si sentirà costantemente osservato e scrutato dai colleghi: questo non farà altro che inficiare le sue performance. Inoltre, sebbene le nuove tecnologie siano sostanzialmente dei mezzi di distrazione lavorativa, di tanto in tanto qualche minuto sui social network oppure una mail a scopi privati ad amici e parenti, permette di rilassare la mente e ripartire con più sprint. Di seguito, qualche proposta:

  • Display: se il vicino di sedia fosse troppo curioso, tanto da avere lo sguardo sempre fisso sul monitor altrui, in vendita esistono delle speciali pellicole polarizzanti, pensate per impedire la visione laterale degli schermi. L’effetto è simile a quello che tutti avranno sperimentato con gli smartphone, non sempre leggibili se fin troppo inclinati;
  • Tablet: sfruttare lo schermo di un tablet per le operazioni più top secret, ovviamente, espone il soggetto a meno disturbi per la privacy. Il device è infatti poggiato orizzontalmente, anziché in verticale come lo schermo del PC. Così facendo, a meno che non si sosti in piedi a fianco della scrivania, difficile che i collaboratori possano farsi gli affari altrui;
  • Area comunicazioni: si richieda all’amministrazione, in coordinato con tutti i lavoratori, un’area privata per le comunicazioni più importanti. Essere continuamente sottoposti ai complimenti, alle promozioni ma anche ai licenziamenti altrui, non fa altro che alimentare ansia e preoccupazione. Inoltre, ai colleghi non devono importare gli accordi personali presi tra singolo dipendente e superiore.

Rimedi naturali

Passiflora

Extreme close up of a beautiful white and purple Passion Flower via Shutterstock

Non sempre i consigli poc’anzi risultati sono percorribili, sia per ragioni di estensione fisica dell’open space che per il diniego di amministrazione e colleghi. Un valido aiuto arriva però dai rimedi naturali che, assunti sempre dopo il parere del medico, possono aiutare ad abbattere lo stress. Una volta giunti a casa, ad esempio, si può optare per un infuso di camomilla, che aiuta a rilassare i muscoli tesi e a dimenticarsi delle diatribe in ufficio. Ma anche la passiflora prima di coricarsi, per godere di un sonno profondo e ristoratore, e il ginseng al mattino, per ripartire con sprint. E se proprio questi metodi non dovessero funzionare, non resta che lasciarsi andare a massaggi e yoga: catalizzeranno la rabbia sui colleghi altrove, polverizzandola.

26 agosto 2014
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