L'obbligo di conservazione: 10 anni contro i 5 anni di decadenza (www.greenstyle.it)
L’ Agenzia delle Entrate ti multa se non conservi alcuni documenti per un periodo di tempo di dieci anni con il rischio di multe salatissime.
In tema di conservazione dei documenti fiscali, l’orientamento comune che consiglia di mantenere la documentazione per cinque anni rischia di essere insufficiente per tutelare adeguatamente il contribuente in caso di verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Le normative di riferimento e le prassi attuali impongono infatti una conservazione più lunga, per evitare sanzioni e problematiche legate alla mancanza di prove documentali.
La normativa fiscale prevede che l’Agenzia delle Entrate possa effettuare accertamenti entro cinque anni dall’anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi, come previsto dall’art. 43 delle disposizioni per l’accertamento delle imposte sui redditi e dall’art. 57 del D.P.R. 633/1972 per l’IVA. In pratica, per una dichiarazione presentata nel 2022 relativa al 2021, il termine per un controllo scade il 31 dicembre 2027. Questo ha fatto credere erroneamente che dopo tale data si possa liberare spazio eliminando i documenti fiscali.
Tuttavia, la realtà è diversa. L’articolo 2220 del Codice Civile impone infatti un obbligo di conservazione di fatture, registri e altri documenti contabili per almeno dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Questo significa che, anche se l’azione di accertamento scade dopo cinque anni, il Fisco può comunque richiedere l’esibizione di documenti fino a dieci anni prima, qualora il controllo sia stato avviato nei tempi previsti.
Pertanto, il contribuente, soprattutto se titolare di partita IVA o professionista, è tenuto a custodire la documentazione fiscale per un periodo di dieci anni, così da poter fornire prove in caso di contestazioni o contenziosi tributari. Tale indicazione è valida anche, per precauzione, per i contribuenti privati, dato che l’assenza di documenti probatori può portare a una presunzione di fondatezza delle contestazioni da parte del fisco.
La norma di tutela per il contribuente: limite massimo di conservazione
L’art. 8 dello Statuto del Contribuente stabilisce un limite massimo di dieci anni per l’obbligo di conservazione ai fini tributari. Superato questo termine, l’Amministrazione finanziaria non può più richiedere la documentazione né effettuare controlli basati su di essa. Si tratta di una norma fondamentale che tutela il contribuente dall’obbligo indefinito di mantenere la documentazione, consentendo finalmente di liberare spazio e ridurre il carico burocratico.
L’orientamento più prudente e conforme alla normativa vigente è mantenere tutti i documenti rilevanti per almeno dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Questo consente di affrontare eventuali accertamenti e di difendersi efficacemente in sede di contenzioso, evitando rischi di sanzioni derivanti dall’impossibilità di dimostrare la correttezza delle dichiarazioni fiscali.
